Власники та директори малого бізнесу часто помилково навантажують продавців додатковими завданнями. Можливо, у їх уяві це здається ефективним використанням ресурсів, але насправді такий підхід підриває основні задачі відділу. Самі ж співробітники чудово розуміють, навіщо вони працюють. І вголос кажуть «Ми тут для того, щоби продавати!». Власникам компаній, які все ж більше зацікавлені в отриманні прибутку, необхідно чітко розуміти чим точно не повинен займатись їх менеджер з продажів.
Менеджер відділу продажів — активний учасник в управлінні процесом угоди від першого контакту до її успішного завершення. Така робота виходить за рамки простого виконання, оскільки потребує стратегічного мислення, участі у формуванні продажних підходів та вміння використовувати спеціальні інструменти.
Термін «менеджер з продажу» наголошує на управлінні, а чітка визначеність ролі допомагає досягти максимальних результатів у досягненні цілей компанії. Саме тому додавання додаткових обов’язків, не пов’язаних із продажами, може відвернути його від виконання основної задачі.
Практика навантажувати менеджерів побічними обов’язками пояснюється такими причинами:
В умовах обмежених бюджетів власники часто прагнуть максимально використати свій персонал. Додавання додаткових обов’язків може бути сприйнято як спроба оптимізувати витрати на зарплату, використовуючи одного співробітника для різних завдань.
Збільшення навантаження на менеджерів може призвести до їхньої втоми, зниження мотивації та підвищеного ризику виникнення людського фактору. Це все негативно позначається на результативності відділу продажу.
Деякі власники компаній потребують більш тісного контролю над бізнес-процесами. Додавання додаткових обов’язків менеджерам із продажу може бути спробою посилити управлінський контроль. А також забезпечити безпосередню участь власника в операційній діяльності.
Власник може швидше реагувати на зміни в бізнес-середовищі. Проте надлишковий контроль може утискати ініціативу менеджерів із продажу. Це знизить їх ефективність та рівень задоволеності роботою.
Іноді просто повністю не усвідомлювлюється специфіка і ключова роль співробітника на цій посаді. Відсутність розуміння призводить до плутанини в обов’язках, зниження професіоналізму та погіршення результатів відділу продажів.
Часто подібна причина впливає також на керівника відділу продажів, який сам не продає клієнтам. Хоча і продажі в ключові обов’язки цієї посади не входять.
Існування поширена думка, що, оплачуючи зарплату, власник має повне право розпоряджатися трудовими ресурсами. Ще й вносити додаткові обов’язки. Цей підхід базується на переконанні, що «я власник, я плачу їм гроші, і я маю право вказувати, що їм робити». З однієї сторони таке переконання зосереджує та показує реальну владу в одних руках. Та може бути корисним в вирішенні спорів у колективі. З іншої — ніяк не сприяє розвитку бізнесу. Поле, у якому реально знаходиться власник, дуже обмежене. Й побачити всі можливості для розвитку компанії, він не може. На відміну від його співробітників.
Важливо, щоб менеджери відділу продажів фокусувалися на ключових задачах, пов’язаних зі збільшенням продажів. Тому є різновиди робіт, які краще залишити поза їхніми обов’язками:
Стягнення боргів не виключає виникнення конфліктів, які можуть негативно позначитися на відносинах із клієнтами. Задача продавця якраз будувати взаємовідносини, а не руйнувати їх. Зі сторони клієнтів така практика також є дивною. Як це одна й та сама людина ще вчора відносилася до вас дружньо, а сьогодні телефонує з претензіями й можливо, навіть, із погрозами?
До того ж така операція потребує спеціальних навичок у спілкуванні. Тому краще не працювати з клієнтами на умовах відтемінування платежів і перевіряти їх перед початком співпраці на надійність. Або, якщо без цього ніяк і дебіторщиків багато, то віддати на опрацювання спеціально навченим людям. Чи віддати тим, хто має відношення до фінансів у вашій компанії.
Частина клієнтів буде звертатися до вас із якимись проблемами по продукту, або з негативом. Такі розмови віднімають дуже багато часу. Особливо у вирішенні конфліктів. Коли такі запити потрапляють до відділу продажу продавці починають сумніватися в якості продукту та сервісу. І продають менше. Тому з проблемними запитами мусить працювати інший спеціаліст.
У крупних компаніях паралельно можуть бути 2 відділі: клієнтського сервісу, який вирішує конфлікти та надає допомогу з налаштувань, або використання та відділ рекламації. У задачі другого входить облік документів і безпосередньо їх перевірка та затвердження.
До таких задач варто віднести підготовку фінансових звітів, реєстрацію документів та виставлення клієнтам рахунків на оплату. Бухгалтерами працюють зовсім не прості люди. Окрім спеціальних навичок та знань саме в цій сфері ці працівники наділені найвищим рівнем прискіпливості та посидючості. По-перше, навряд чи ви зможете знайти людину, яка буде поєднувати одночасно ці риси та проактивність. По-друге, невмілі дії можуть нанести чимало шкоди бізнесу.
Хоча бухгалтерський функціонал і надається менеджерам відділу продажів в обмеженому вигляді, він все рівно віднімає дуже багато часу. Великий штат бухгалтерів доволі складно утримувати. Тому можна ввести людину на окрему посаду, яка буде займатися суто документообігом із клієнтами.
Оптимізована робота це така, яка приносить максимальний ефект. Навіть у кризових умовах, коли не завжди вистачає персоналу, знизити навантаження завжди можна: