Не виконують задачі? Будуть! Все про постановку задач
Чомусь одні задачі працівники виконують з ентузіазмом і справляються з ними, а до інших навіть не приступали. При цьому не можна сказати, що працівники ліняться. У чому може бути причина?
Чому поставлені задачі не виконуються
Окрім найбіль поширеної серед керівників гіпотези про те, що «не бажають», реальні причини наступні:
- Працівники намагаються, але результат недостатній
- Робота виконується правильно, але повільно
- Працівники беруть на себе забов‘язання, але не виконують їх
- Працівники приносять не ті результати
Здебільшого усі ці причини витікають з однієї — помилка при постановці задачі.
7 типових помилок при постановці задач
1. Задача не зафіксована
Ставити задачі на словах зручно, але те, що не зафіксовано, можна не робити. Не розчув, забув, загубив, не в приорітеті. Коли задача зафіксована на бумазі, або хоча б у повідомленні, складно відкрутитись подібними відмазками. Доведеться виконувати.
2. Не вказані терміни виконання
З нашого менталітету досі ще не викоринився механізм працювати «від забору до обіду». Через не позначені терміни виконання чекати від працівника виконаної роботи можна нескінченно.
3. Не зрозуміла назва та опис
Складні у розумінні задачі з більшою долею вирогідності будуть прокростируватися. Але якщо у складній задачі перша дія буде описана максимально просто, то і почати виконання співробітнику буде значно простіше.
4. Немає кінцевого результату
«Піди туди, не знаю куди і принеси те — не знаю що». Коли не зрозуміло яким повинен бути кінцевий резьтат, страждають обидві стороні:
Керівник — не зрозуміло як її оцінювати;
Виконавець — не зрозуміло, що очікують.
5. Не виділені ресурси
Ресурси це: час, гроші (бюджет), повноваження, матеріально-технічна база. За відсутності необхідних ресурсів задача може виконуватись або довго, або мати інший результат.
6. Нереалістичні терміни на виконання
Керівнику зі своєї дзвіниці видніше, але рівень обізнаності у питаннях може відрізнятись. До того ж не варто забувати, що усі працівники мають різну кваліфікацію та різну завантаженість поточними задачами.
Що робити, щоб задачі виконувались
1. «Задачі-накази» і «задачі-проблеми»
В задачах-наказах не має місцю ні творчості, ні відповідальності, ні ініціативі. Це бездумне виконання у вузьких рамках. Не росте ні співробітник, ні компанія.
Задача-проблема дозволяє співробітнику самостійно обирати спосіб рішення і відповідати за результат, адже це була не ваша ідея, а його особиста. Ви лише коригуєте його дії та задаєте вектор.
2. Система SMART
SMART-задачі мають просту логіку та структуру, але головне — чітку ціль і терміни виконання.
3. Результат мінімум та максимум
Мінімум — виконання задачі на 100%, або з приємлемим для вас результатом. Максимум — більше 100%. Тобто таке виконання, від якого захоплює подих. Доносіть до працівника очікуваний максимальний результат. Виконає мінімум — ви нічого не втратите.
4. Добиватися результатів
«Добиватися» означає вимагати від працівника того результату, що був поставлений. Не половини, не 80%, а тільки 100. На це працівнику може знадобитись додатковий час, але як і з попереднім пунктом, краще його закласти додатково. Добиваючись виконання задач повністю у співробітників в подальшому не буде бажання приносити невиконану до кінця роботу.
Алгоритм дій при постановці і виконанні задачі
Використовуючи певну послідовність дій ви точно будете впевнені у тому, що задачі виконуються та приносять необхідні результати:
- Визначитися з тим, чи задача відповідає цілям та задачам компанії;
- Назвати задачу і описати її;
- Обрати відповідального співробітника для виконання задачі і впевнитись в тому, чи є у нього час на її виконання і чи достатній для цього рівень кваліфікації;
- Пояснити співробітнику суть задачі та призначити її;
- Обговорити можливі шляхи виконання задачі;
- Впевнитись, що співробітник розуміє як виконати задачу;
- Встановити точки проміжного контролю;
- Виділити ресурси на виконання;
- Встановити термін виконання та результат;
- Впевнитись у тому, що працівник приступив до виконання;
- Виконувати проміжний контроль виконання за встановленими точками;
- Прийняти від співробітника виконану задачу;
- Дати зворотній зв‘язок співробітнику.